Mikkelin Eläisuojeluyhdistys ry:n tietosuojaseloste
Tämä on Yrityksen henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 13.08.2020. Viimeisin muutos 13.08.2020.
Rekisterin nimi
Mikkelin Eläinsuojeluyhdistys ry:n (myöhemmin Mesy) jäsenrekisteri
Mikkelin Eläinsuojeluyhdistys ry:n edelleen luovutettujen eläinten omistajarekisteri
Mikkelin Eläinsuojeluyhdistys ry:n vapaaehtoistyöntekijöiden henkilötietorekisteri
Verkkosivujen yhteydenottolomakkeiden kautta tuleva informaatio
Verkkokaupan asiakasrekisteri
Rekisterinpitäjä
Mikkelin eläinsuojeluyhdistys ry. Y-tunnus 1070230. Osoite Porrassalmenkatu 69 B 50100 MIKKELI
mikkelinesy@gmail.com, p. 050-547 9054.
Oikeusperuste sekä henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Yhdistyslaki sekä henkilötietojen vapaaehtoinen luovuttaminen.
Jäsenrekisteriä käytetään jäsenasioiden hoitoon. Luovutettujen eläinten omistajien rekisteriä käytetään eläinten tatuointi- ja sirutusrekisteröintiin sekä eteenpäin luovutettujen eläinten jatkoseurantaan. Vapaaehtoistyöntekijöiltä kerättäviä tietoja käytetään Mesyn vapaaehtoistoiminnan ylläpitämiseen luottamuksellisesti.
Keräämiämme henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.
Rekisterin tietoja voidaan käyttää Mesyn omissa rekistereissä markkinoinnin ja tarpeellisen informaation kohdistamiseen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Osa rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi. Tietoja käsitellään ainoastaan Mesyn asiakassuhteen ylläpitämiseen teknisten rajapintojen kautta.
Mesyllä on oikeus julkaista rekisterien sisältämät tiedot sähköisenä tai kirjallisena luettelona omaan käyttöönsä, ellei asiakas sitä erityisesti kiellä. Luettelolla tarkoitetaan esim. postitustarroja asiakkaille lähetettäviin kirjeisiin tai sähköpostiosoitteistoa Mesyn toimintaan liittyvien asioiden tiedottamiseen. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen julkaiseminen ilmoittamalla siitä sähköpostitse Mesylle osoitteeseen mikkelinesy@gmail.com
Verkkosivujen lomakkeiden kautta tuleva henkilötieto käsitellään luottamuksellisesti ja niitä käytetään ainoastaan yhteydenpitoon lomakkeen lähettäneeseen henkilöön.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Verkkokaupan asiakasrekisteriä käytetään ainoastaan tuotteiden postittamista varten.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidyistä kerätään ja tallennetaan seuraavat tiedot: sukunimi, etunimi, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite mikäli sellainen on. Tiedot tilatuista tuotteista ja niiden muutoksista, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Tietojen säilyttämisaika
Jäsenrekisterin tietoja säilytään kaksi kalenterivuotta jäsenyyden päättymisen jälkeen viranomaisvelvoitteiden täyttämiseksi.
Eläinten ottajien rekisteritietoja säilytetään luovutetun eläimen elinaika.
Vapaaehtoistyöntekijöiden tietoja säilytetään niin kauan kun henkilö toimii vapaaehtoisena työntekijänä Mesyllä.
Verkkosivulomakkeiden tiedot hävitetään yhteydenoton jälkeen.
Verkkokaupan tilaustiedot hävitetään tuotteen postittamisen/noudon jälkeen.
Henkilötietojen käsittelijät
Jäsenrekisterin henkilötietoja käsittelevät yhdistyksen puheenjohtaja ja jäsenrekisterin hoitaja.
Eläinten ottajien henkilötietoja käsittelevät yhdistyksen hallituksen nimeämät eläinten luovuttajat.
Vapaaehtoistyöntekijöiden tietoja käsittelevät Mikkelin eläinsuojeluyhdistys ry:n nimetty/ nimetyt henkilöt.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirrot
Osoitetarroja käytetään vain jäsentiedotteiden postitukseen jäsenille.
Eläinten ottajien tietoja käytetään luovutetun eläimen jatkoseurantaan.
Rekisterin tietoja ei luovuteta Mesyn ulkopuolisille tahoille, pois lukien seuraavissa tapauksissa:
– Lainsäädännön vaatiessa
– Silloin, kun uskomme ja olemme varmistuneet, että tiedon luovuttaminen on tarpeen oikeuksiemme turvaamiseksi, rekisteröidyn ja muiden turvaamiseksi, petosten tutkimiseksi tai vastataksemme viranomaisten pyyntöihin
Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin ulkopuolelle.
Käyttäjien profilointi
Käyttäjiä ei profiloida.
Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot ja saada niistä pyydettäessä kopiot. Henkilöjäsenellä on myös yhdistyslain perusteella oikeus tutustua oman yhdistyksensä jäsenluetteloon. Tämä tapahtuu yhdistyksen jäsenrekisterin käyttäjien kautta. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan tarkistusten ja muutosten yhteydessä.
Korjausoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia itseään koskevan virheellisen tiedon korjaamista. Pyyntö tulee osoittaa rekisterin käyttäjälle.
Oikeus tulla unohdetuksi: Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuksi rekisteristä ilman aiheetonta viivästystä.
Valitusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Jäsenrekisterin ja muiden rekisterien käyttöoikeus on ainoastaan rekisterin käyttöön valtuutetuilla henkilöillä.
Rekisterit ovat tallennettuina sähköiseen muotoon. Niiden tietoihin pääsy edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Rekisterien laajat käyttöoikeudet on rajattu Mesyn palveluksessa oleville, asiakastietoja työssään käsitteleville työntekijöille sekä palvelimen ylläpitäjälle.
Tietosuojaselosteen muuttaminen
Tätä tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa esimerkiksi lainsäädännön, yhteystietojen, yhteyshenkilöiden tai toimintojen muuttuessa.
Evästeet
Mesy.fi verkkosivuilla käytetään evästeitä (englanniksi Cookies), joiden tehtävä on parantaa ja nopeuttaa kävijäkokemusta sekä kehittää verkkosivuja käyttäjäystävällisemmiksi. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän kiintolevylle. Osa sivuston sisällöstä saattaa edellyttää evästeiden hyväksymistä toimiakseen. Käyttäjän verkkoselain todennäköisesti hyväksyy evästeet valmiilla oletusasetuksilla, mutta käyttäjä voi myös estää evästeiden käytön selaimen asetuksista tai poistamalla evästeet selaimesta palvelun käytön päätyttyä. Lisätietoja selainkohtaisista käyttöohjeista löytyy selaimen valmistajan ohjeista.